Привет, мир! В прошлый раз мы выяснили, что учетом обязательств должны заниматься менеджеры. Чтобы это произошло, они должны получать бонусы не от контрактов, а от учтенных и выполненных обязательств. Остался последний момент: как сделать так, чтобы менеджерам было легко учесть обязательства, а вам — легко за всем следить. |
|
При чем тут легкостьЛюди настолько не любят трудности, что будут всячески изворачиваться, чтобы их избежать. Иногда — даже в ущерб себе:
- Если у человека дома стоит велотренажер, но на нем вечно гора одежды, то он не будет крутить педали — это же надо сначала разобрать гору.
- А если кто-то добрый постоянно с тренажера убирает вещи, осталось только сесть и поехать — то почему нет? Человек будет тренироваться куда чаще.
Казалось бы, тупизм: не улучшать здоровье из-за горы тряпок. Но нет: гора тряпок для кого-то становится непреодолимым психологическим препятствием. Чтобы преодолеть препятствие, нужна сильная мотивация. Наша задача — уменьшить препятствия, чтобы не полагаться на мотивацию. Менеджер должен учитывать обязательства с минимальным сопротивлением. |
|
Менеджеру должно быть легко учитывать обязательства. Тогда система будет работоспособной |
|
|
Типичная ситуацияДопустим, вы сейчас наберете в Яндексе «система учета обязательств» и найдете себе классный сервис. Подключите, заплатите. Что дальше:
- Менеджеры не умеют им пользоваться, поэтому вы организуете курс по этой системе. Кто-то из менеджеров в этот день болеет, он будет учиться потом со слов коллег. Научится плохо.
- После обучения менеджеры начинают пользоваться сервисом, но он то тормозит, то «вылетает». Каждый раз, когда он вылетает, менеджеры записывают обязательства в тетрадку, чтобы не потерять. В тетрадке надежнее.
- Однажды сервис ломается и теряет часть данных. К счастью, они скопированы в тетрадку.
- Оказывается, в тетрадке писать не хуже, поэтому ей пользуются все чаще.
- Спустя четыре месяца все записи ведутся в тетрадке.
- Спустя полгода тетрадь потеряли, записи не ведутся.
Так провалилось бесчисленное количество проектов по автоматизации бизнеса. Какую бы навороченную систему вы ни поставили, люди всегда будут пользоваться тем, что им привычнее и удобнее, даже если это небезопасно или нетехнологично. |
|
Готовой системы нетК сожалению, в России еще не сделали суперпростую и стабильную программу для учета обязательств, которой могли бы пользоваться менеджеры. Везде есть какие-то оговорки. Например, учет можно вести в ЦРМ-системе или таск-менеджере, если они делают то, что вам нужно. К сожалению, мы за свою жизнь такую систему еще не встретили. Если у вас есть система управления товаром или торговлей, то там, скорее всего, есть резервы, предоплаты и отсрочки. Это и есть учет обязательств. Но если в такой системе нужно что-то доработать под ваш бизнес, это стоит дорого. Если у вас есть 1С, то силами одного программиста можно сделать соответствующую надстройку. Но, опять же, нужен программист, и работать в 1С не сказать что легко. В любом случае нам придется собирать какую-то собственную систему учета обязательств. В этом уроке мы попробуем это сделать вместе с вами, пользуясь простыми открытыми инструментами без программистов. Какие у нас будут требования к системе:
- Она должна быть простой, с привычным для менеджера интерфейсом. В идеале — чтобы он уже этой системой пользовался и его не нужно было учить.
- Она не должна зависеть от того, что происходит в офисе. Например, если у нас сломается интернет, мы все равно должны иметь возможность все учесть.
- Она должна быть немного параноидальной и самостоятельно делать резервные копии.
- Она должна стыковаться с другими системами, которыми мы пользуемся.
|
|
В идеале — чтобы менеджер этой системой уже пользовался |
|
|
Вариант 1. Экселька + ДропбоксЛучшей системой по учету обязательств остается программа «Эксель» из пакета «Микрософт офис». Это самый гибкий, самый универсальный и самый простой инструмент. Все, кто пытался победить эксельку, разорились. В эксельке вести учет проще всего. Строите такую таблицу, которая отвечает вашим запросам, встраиваете формулы, заполняете, и все автоматически считается. Например, вам нужно просто считать обоюдные обязательства, без распределения по месяцам, а из этих величин рассчитывать бонус 15% от прибыли: |
|
Теперь все то же самое, только учитываем предоплату и постоплату: |
|
В каких проектах не хватит предоплаты на погашение наших обязательств? Узнать проще простого: |
|
В эксельке очень легко наворачивать такие таблицы. И вы можете сделать таблицу такой, какая нужна вам. Не нужно звать программиста или покупать дополнительный сервис. Например, хотите план/факт? Пожалуйста. Он еще и автоматически покрасит красным проблемы: |
|
Ой, совсем забыл, нам же надо считать отдельно по каждому менеджеру. Включаем фильтр: |
|
Так можно веселиться до позднего вечера, потому что в Экселе можно сделать почти все. Но понятно, что одна экселька не поможет нам вести учет. Разберемся с Дропбоксом. |
|
Дропбокс — это программа-помощник, которая делает резервные копии файлов в определенной папке на вашем компьютере. Например, вы говорите Дропбоксу «Следи за папкой „Мои документы“», и он автоматически делает копии всего, что в ней есть, и закачивает их к себе на сервер в защищенную ячейку. Если сломается компьютер, вы заходите в ячейку через интернет и забираете оттуда свежую копию нужного документа. Дропбокс умеет не только копировать ваши документы, но и создавать «общие папки» — это когда одна и та же папка с одними и теми же файлами лежит на разных компьютерах. Вы меняете файл на одном компьютере, и он автоматически обновляется на остальных. Таким же образом можно делать общую папку для всей компании: храните в ней общие документы, их копии будут на всех компьютерах фирмы, если одна из копий изменилась — она тут же обновится у всех. Вот как это примерно работает: |
|
Сила Дропбокса в том, что он делает все незаметно: не нужно специально просить его обновить файлы. В плане работоспособности это отлично. Еще один плюс — он хранит версии файлов и дает восстановить удаленные. Например, если кто-то из сотрудников сломал или удалил файл, нужно зайти в интернет и сказать Дропбоксу, какой файл восстановить и до какой версии. В плане параноидальности это отлично. Слабость Дропбокса в том, что он не понимает, когда кто-то другой пользуется вашим файлом. Если открыть эксельку одновременно на двух компьютерах, внести разные изменения и сохранить, Дропбокс ругнется и сделает две копии эксельки, каждую со своими изменениями. Потом нужно будет как-то договариваться, кто в какую эксельку и что внесет. Как все это хозяйство будет работать:
- Регистрируете на всех сотрудников по Дропбоксу. Регистрация:dropbox.com.
- Создаете эксельку с учетом обязательств. Предусмотрите те поля, которые вам нужны прямо сейчас, потом можно будет добавить новые.
- Кладете эксельку в папку Дропбокса. Дропбокс ее автоматически скопирует к себе.
- Приглашаете всех сотрудников в эту папку.
- Вводите правило: открыл эксельку — вписал — закрыл. Кто не закрыл — тот потом сам вносит изменения из-за несогласованности версий.
Теперь чтобы менеджеру учесть новые обязательства, он открывает у себя эксельку, вносит новые обязательства, закрывает. Всё. |
|
Плюсы схемы
- Эксель все знают. Не нужно учить новые программы
- Таблицу в Экселе можно сделать какой угодно, учитывать в ней что угодно и как угодно
- Дропбокс тихо шуршит на фоне. Не нужно ничего делать, чтобы у всех менеджеров была одна и та же экселька
- Дропбокс делает резервные копии на все случаи жизни
Минусы
- Если двое одновременно откроют Эксельку, быть беде.
- Синхронизация — только через интернет.
|
|
|
Курс подготовлен ресурсом Финолог
|
|
Journal information