Тайм-менеджмент или как все успевать.

Оригинал взят у agata_g в Тайм-менеджмент или как все успевать.
У меня часто спрашивают, как это я все успеваю.
Я успеваю не все. Но многое. Как я поняла, столько успевают не все люди. А многие не успевают и половины.
Я не читала никаких книг по тайм-менеджменту (да, я кажется из той породы дураков, которые учатся исключительно на своих ошибках), и на самом деле, я довольно часто кричу в пространство нечто вроде "ааааа я снова ничего не успеваююююю"....
На самом деле, это вранье. Ну просто я так устроена, что хочу слишком многого. И иногда я собираюсь сделать больше, чем это возможно физически.
Недавно несколько френдов писали посты про тайм-менеджмент, а перед новым годом лента пестрела планами на предстоящий год.
Люди озадачены долгосрочными, краткосрочными и сверхкраткосрочными планами. Пишут эти планы, рисуют плакаты, чертят таблицы и даже клеят коллажи. Я сначала начала было завидовать, думаю, блин, все такие организованные, и одна я бестолковая и неорганизованная разгвоздяйка. И призадумалась.
Как же так получается, что я все же довольно много успеваю?

Хочу поделиться моим взглядом на организацию времени.




Одно время, когда я еще хотела быть настоящим руководелем со всеми положенными атрибутами (стол-кресло-приставка_для_совещаний-ежедневник), а денег на кресло и приставку у меня не было, я себе завела "хотя бы" ежедневник. Довольно быстро выяснилось, что примерного руководителя из меня не получается, потому что писать в ежедневник я забывала. А когда не забывала, вдруг оказывалось, что писать нечего. А иногда меня посещал поток мыслей, и выяснилось что одного листа для моих планов-ураганов недостаточно. Из-за этого я постоянно все писала не в те дни и не в те даты. Поэтому следующий ежедневник я купила без дат. Ситуевина с ним была не намного лучше, зато его, рассчитанного на один год, хватило на три с половиной.

Однажды я поняла, что хватит корчить из себя того, кем я не являюсь, и ежедневники заводить перестала. Одно время мне было довольно комфортно держать все в голове. Правда, потом всего стало слишком много, и я стала кое-что забывать. Меня это напрягало, и окружающих тоже. Муж сказал "Записывай".

В общем, не так важна история, как важен результат. Мне по-прежнему порой кажется, что я "не успеваю ничего", и по-прежнему я порой что-то забываю, потому что забыла это записать, но если взглянуть на вещи трезво, я действительно успеваю довольно много. Больше чем многие другие.

Мой взгляд на планирование времени прост. Не надо ничего планировать.
Да.
Я считаю как минимум странным тратить время на планирование времени в условиях дефицита этого самого времени.

Для того, чтобы много успевать, надо просто постоянно что-нибудь делать. Все время, когда не спишь.

Все планы нужны для того, чтобы выполнив все пунктики, можно было с чистой совестью завалиться перед телеком, или пойти гулять, или засесть за компьютерную игру, или что там еще: ура!!! я все сделал, теперь можно!

Для меня план - это рамки, в которые мы сознательно себя загоняем. Нарисовал план, сделал все по нему - все, ура, можно больше ничего не делать! А если еще энергия осталась? Как жаль, больше ничего не запланировано.

Для меня план - это источник стресса. Запланировал первое, пятое, десятое и сорок пятое, а тут - бац, непредвиденные обстоятельства. Трубу прорвало, свет отключили, попал в пробку, тетка на розовом миникупере в зад тебе въехала, налоговая операции по счету приостановила, перепутав тебя с однофамильцем, два сотрудника уволились и один заболел. И плакали все планы - беги разруливай случившийся бардак.

Для меня план - это то, что лишает меня гибкости. Шаг вправо, шаг влево считается побег. Куда ты собралась в магазин? Ну и что, что там два дня 50% распродажа на Диора. Как это вдруг сотрудник (друг, партнер, потенциальный партнер) пришел поговорить? У меня еще пять пунктов на сегодня не выполнено. А как же личная эффективность?

Нет, граждане. В гробу я видела такую эффективность.

У меня всего два правила чтобы все успевать.
Без таблиц, планов и коллажей на холодильник.

Правило первое. Нужно иметь фиксированное время, в которое выполняются фиксированные дела. Такого времени должно быть немного. Это то, что нужно обязательно, и от чего отказаться либо нельзя, либо очень не хочется.
У меня в сутках три таких периода.
1) с 8 до 9-30 утра я туплю в интернете. Потому что к 8 надо отвести ребенка в школу, а в силу моей совьей сущности, на что-либо более умное, я в это время не способна. Я бы лучше спала, но сбегав в школу по морозу, спать я уже не могу.
2) с 14 до 16 я в офисе. Это не догма, но почти всегда так, потому что мне так удобно. В это время я занимаюсь платежами, и вообще финансовой ситуацией. И всем, кто хочет со мной встретиться, сотрудники говорят, что в это время я всегда есть.
3) с 18 до 20 по понедельникам-средам-пятницам, и с 19 до 21 по вторникам и четвергам у меня спорт.
Это не потому, что я себя так заставила, а потому что так "исторически сложилось", и мне это удобно.

Правило второе. Все остальное время надо постоянно что-нибудь делать.
Под "что-нибудь делать" можно подразумевать очень многое. Но желательно при наличии достаточного количества энергии, делать что-то полезное.
У меня есть блокнот, а в блокноте два списка. Большая часть блокнота отведена под текущие дела. А где-то ближе к концу есть закладка, и там начинается другой список - там у меня "глобальное". Ну например, в "глобальном" может быть записано нечто вроде "запустить рекламную кампанию такую-то". А в основную часть уже пишутся текущие дела, которые надо для этого сделать. Приоритеты я расставляю исключительно в голове. Нет никаких сроков, что когда надо завершить. Чем скорее, тем лучше. Когда у меня появляется мысль типа "надо бы сделать вот это", я ее записываю в один из списков. Прийдя на работу, я открываю блокнот и гляжу в список. Мысленно пробегаюсь, что лучше всего сделать в первую очередь, и делаю. Сделав, вычеркиваю. Делаю следующее. Если вдруг что-то произошло такое, что не позволяет мне продолжить, я со спокойной душой могу отвлечься, решить вопрос, потом продолжу.
Бывает так, что мне ничего делать не хочется. Ну вот не лежит душа. Я сворачиваюсь и еду пить кофе, и совесть меня не гложет. Зачем пытаться обогнать себя? Я все равно делаю много, и никто не умрет от того, что сегодня я сделаю чуть меньше.

Не строя краткосрочных планов, я могу быть гибкой и мобильной. Внезапно свалившйся метеорит - это всего лишь метеорит, а не источник стресса из-за расписания, которое надо перекраивать.

Не строя долгосрочных планов, я порой удивляюсь достигнутым результатам. Поставив себе планку "увеличить оборот на 20%", мы ограничиваем себя, режем себе крылья. Кто знает, может быть если просто ежедневно делать все возможное, на выходе получишь не 20, а 70?

Не строя планов, я действую по ситуации. Оцениваю ее благоприятность сейчас, а не за полгода до нее. В нашем мире все меняется слишком резко. Планы ограничивают психологически, менять план труднее, чем не менять.

Есть кстати еще парочка заметок к теме "как успевать больше".

Осваивать многозадачность. Из шести вечерних тренировок в неделю, три я занимаюсь фигурным катанием в то же время, как и ребенок, на одном катке. Это позволяет мне одновременно заниматься спортом и проводить время с ребенком. Читаю ЖЖ за завтраком, это позволяет мне не тратить на него дополнительное время. Мой муж часто решает по телефону рабочие вопросы в то время, когда я веду машину. Сидя в очереди, допустим, в банке или в медцентре, я проверяю почту и отвечаю на письма. Недавно, правда, я в ванной одновременно засунула голову под кран, а зубную щетку в рот, но это издержки )))

Учиться все делать быстрее. Я очень быстро печатаю. Это позволяет мне многие офисные операции проделывать очень быстро. Я быстро собираюсь, быстро одеваюсь, быстро крашусь, быстро ем. Я умею объезжать пробки, не по встречке. Когда мне бывает нужно проделать большое количество однообразной работы, которую нельзя перепоручить, я изобретаю технологию, которая позволяет мне справиться быстрее.

Делегировать. Ну про это знает любой руководитель, можно не объяснять ))))

Жду ваших рассказов о том, как успевать больше.
Критика воспринимается, но не воплощается. Я пробовала по другому, меня не переделать :)