Урок 11. Как организовать сбор данных.

Урок 11
Как организовать
сбор данных

Цель: Увидеть путь, по которому выстраивается
устойчивая система сбора
данных о движении денег

Сложность: ■■■■■


Здравствуйте!

В сегодняшнем уроке мы настраиваем учет движения денег, чтобы все потоки были на виду у собственника. Как и в любом учете, здесь важны не конкретные инструменты, а подход и отношение.

С чем боремся

При организации учета мы боремся с тремя главными проблемами:


  1. Воровством и левачеством — когда сотрудники работают мимо кассы

  2. «Потерянными» деньгами — когда безналичные деньги превращены в наличные и куда-то мгновенно делись.

  3. Лоскуточностью — когда каждая система собирает данные по-своему и нет единой картины движения денег по всей компании

Сразу скажем, что идеального стопроцентного решения всех трех проблем в природе не существует, но есть способ к нему приблизиться.

Правильный подход

Правильная система учета невидимая, автоматическая и распределенная.

Невидимая — то есть сотрудники не должны думать, что они обслуживают ненужную им систему по учету движения денег.

Часто в компаниях вырабатывается настроение типа «мы тут на местах лучше знаем, как работать, а вы нам не мешайте». И любые попытки взять на учет то, как такие сотрудники работают, вызывает пассивное сопротивление. Логика в том, что сотрудники не видят пользы от учета, и думают, что их тут держат за воров.

Действуйте хитрее: сотрудники не должны думать, что учитывают деньги. Это должно быть необходимой частью их работы. Официантка приняла заказ — забила в Р-кипер — выставила пречек — Р-кипер переслал вам данные о заказе.

Автоматическая — то есть по возможности делайте так, чтобы информация о движении денег собиралась сама, а не благодаря усилиям администратора. Хорошо, конечно, пересчитать деньги в конце смены. Но где человек — там воровство и лень.

Было много случаев, когда в компании вводились ежедневные отчеты о движении денег и обязательствах. Первые две недели люди их заполняли, а потом по одному постепенно отвалились, так тему и замяли. На любом предприятии замнут что угодно, если оно не влияет на основную ежедневную работу.

Распределенная система — то есть такая, в которой есть единый центр «сборки» данных, но нет единого центра влияния. Например, каждый официант может вбить в систему свои заказы, но не может вбить общую кассу. А администратор может перепроверить общую кассу, но не может подправить заказы официантов, чтобы баланс сошелся.

При создании системы дело не в самих инструментах. Дело в том, как они внедрены: невидимо, автоматически и распределенно

Точка сборки

Чтобы учет работал, все данные должны стекаться в одну сводную таблицу, по которой вы сможете фильтровать, складывать, анализировать и делать выводы. Это золотое правило учета: в итоге все данные должны быть в одном месте.

Это самая большая проблема, на самом деле. Так-то кассовый аппарат считает чеки, интернет-банк делает выписки, Робокасса присылает отчеты. Но этого мало. Данные должны стекаться в одну общую таблицу.

Технически нам больше всего нравятся Гугл-таблицы: в них запросто закидывать данные из кассовых аппаратов, мобильных приложений, Р-киперов, интернет-банков, почты и чего угодно еще. Нужно только настроить.

Альтернативы гугл-таблицам:


  • экселька на компьютере

  • вручную настроенная база данных

  • программы для учета личных финансов и бюджетирования

  • 1С-Предприятие

  • Мегаплан и любые другие ЦРМ-системы с возможностью учета денег

У каждой системы свои ограничения и трудности, и если вы не начинали пользоваться пока ни одной из них, мы рекомендуем начать с Гугла.

Все данные должны стекаться в сводный отчет о движении денежных средств

Пример в магазине подарков

У собственника три магазина. В каждом работает по одному продавцу. Каждый вечер продавцы пишут руководителю отчет в виде электронного письма по шаблону:

Тема: Отчет
Магазин: Вернадского 3А
Выручка: 19200
Касса: 28420
Расход: 0
Причина расхода: —

Что нового: с 12 июля ремонт у наших соседей справа, их фасад будет закрыт. Предлагаю выставить стенд, чтобы привлечь больше людей

Проблемы, предложения: много спрашивают китайских статуэток с котами, предлагаю заказать, картинка в аттаче.

На это письмо можно ответить или сразу что-то сделать (например, разместить заказ на закупку). Но главное — тут есть данные для учета движения денег.

Руководитель сначала переносил данные ручками, а потом настроил парсер и теперь получает данные в таблицу.

Плюсы схемы:


  1. Дешево и сердито, работает через почту

  2. Заботы об учете частично переложены на продавцов

  3. Система легко масштабируется на любое количество магазинов

  4. Продавец может писать отчет в более-менее свободной форме

Минусы:


  1. Система зависит от честности продавцов

  2. Писать письмо каждый день может оказаться утомительным

Простые системы всегда побеждают

Удачный пример в цветочной лавке

В цветочном салоне в любой из дней работают два флориста: постарше и помоложе. Раньше они записывали все заказы в тетрадку. Теперь вместо тетрадки у них айпад с гугл-формой, причем у той, что помоложе, форма открыта прямо на телефоне, а та, что постарше, пользуется айпадом.

Так как мы знаем, кто продавец, то его данные предварительно заполнены в форме и зашиваются в персональной ссылке продавца. А штамп даты ставится автоматически при заполнении формы.

Форма была специально сделана примитивно, чтобы заполнить ее было легче, чем записать в тетрадку. И форма работает, как будка для голосований: отправил в нее данные — и все, они пропали. Достать их обратно нельзя, исправить нельзя, подправить результаты дня нельзя.

Лучшему продавцу месяца выплачивается бонус. Вычисляется лучший продавец по данным из гугл-формы. Так у продавцов появляется мотивация вносить данные.

В конце дня один из продавцов считает кассу и заполняет другую форму, где всё еще примитивнее: просто имя кассира, сумма в кассе и комментарии, если что. Ссылка на форму падает в корпоративный ящик каждый день в одно и то же время, в формате напоминалки.

Из гугл-формы данные забирает сервис Zapier и перекладывает в центральную табличку учета движения денег. Схема выглядит так:

Плюсы схемы:


  1. Дешево и сердито. Никаких навороченных систем, все сделано на Гугле

  2. Минимум человеческого фактора. Форма тупая, в ней проще сделать правильно, чем ошибиться

  3. Автоматические «пинки» по вечерам по поводу подсчета кассы

Минусы:


  1. Требуется настройка

  2. Фактически ведется двойная касса, то есть делается двойная работа

Стройте систему, в которой проще сделать правильно, чем ошибиться

Крутой пример в небольшом кафе

Классно сделали наши знакомые, владельцы семейного кафе в спальном районе. Они не ставили Р-кипер (дорого), а вместо него установили простой облачный пос-терминал на базе планшета.

По просьбе ребят разработчики терминала включили уведомления о каждом чеке по почте. Из почты парсер забирает уведомления и кладет в табличку.

У мамы, папы, администратора и всех ответственных сотрудников на смартфонах стоит приложение DO Note, которое интегрируется с той же табличкой через парсер. Если папа принял продукты и рассчитался из кассы, он пишет в Do Note:


  • − 10000 мясо

А в табличке появляется запись:

Так у всех, кто уполномочен тратить деньги из кассы, есть быстрый способ учесть расходы. А все данные стекаются в единую точку сборки.

Плюсы:


  • Учет невидимый, автоматический и «близкий к телу»: не нужно каждый раз идти к компьютеру

  • Все данные собраны в одном месте и многократно продублированы

  • По-прежнему такой учет стоит почти нисколько

Минус:


  • Довольно хлопотно настраивать, потребуется помощь

Учет наличных расходов должен быть максимально «близко к телу». Потратил — сразу отметил

Как это запустить

Будем реалистами: построить такую систему непросто. Потребуется как минимум помощь технически подкованного человека. Но вы уже знаете, в чем польза от учета денег, и вопрос только в том, как начать ее получать.

Что сделать прямо сейчас, чтобы начать:


  1. Скопируйте себе вот эту гугл-форму

  2. Отредактируйте ее в соответствии с особенностями вашего бизнеса

  3. Начните заполнять ее сами и дайте к ней доступ вашим сотрудникам

  4. Посмотрите на данные, которые вы начнете собирать из этой формы. Эта таблица — ваша первая «точка сборки»

  5. Посмотрите, какие из ваших систем умеют «общаться» с гугл-таблицами. Вы удивитесь, как много на рынке готовых решений

Разумеется, если у вас уже применяется 1С или какая-то другая система, подумайте, как сделать ее более невидимой, автоматизированной и распределенной.

Что дальше

Следующая тема — кассовый разрыв: как его предвидеть и избежать.

Берегите финансы!
До скорого!