Как победить бардак. Урок 6

Урок 6
Подводные камни работы
с обязательствами

Цель: защитить бизнес от финансовых проблем,
связанных с неправильным управлением обязательствами

Сложность: ■■■

Здравствуйте!

Сегодняшний урок не столько о деньгах, сколько об управлении обязательствами. Поговорим о ситуациях, когда из-за неправильного управления обязательствами компании попадают на деньги.

Длинный проект

Если у вас проектная или сервисная компания, вам знаком этот соблазн: подписаться на длинный проект с крупным клиентом. Руководству кажется, что этот проект принесет кучу денег, известность и тесные связи. В идеальной ситуации так и будет. Но очень многое может пойти не так уже после подписания договора.

Допустим, вы делаете новый корпоративный сайт с предоплатой 50%. Старт в марте, сдача в сентябре.


  • С 1 по 30 мая ответственный менеджер на стороне клиента уйдет в отпуск, проект встанет на 20 рабочих дней.

  • 13 июня менеджер неожиданно уволится, у вас потеряется связь с «центром».

  • 1 июля вы добились встречи с директором, он в насильственном порядке назначил нового ответственного менеджера. Но ему все не нравится, нужно переделать.

  • 15 августа и менеджер, и директор пропадают: не отвечают на письма и звонки, секретарша просит перезвонить позднее. В компании организационные изменения: новый собственник, новый директор, новая команда.

  • 10 сентября на встрече с новым директором вы узнаете, что сайт все еще нужен, но у компании новая концепция.

Встрять в такое можно с любым клиентом, даже маленькой фирмочкой. А если клиент — корпорация, то это не «возможно», это гарантировано. Менеджеры в корпорациях постоянно увольняются, задачи меняются каждые две недели, директор вечно придумывает что-то новое — это часть ДНК любой корпорации. Наивно ожидать, что специально для вас компания замрет на полгода.

Решение: разбить длинные проекты на короткие законченные продукты. За каждый продукт брать отдельную оплату и подписывать отдельные акты.

Если вы делаете редизайн сайта — сначала сделайте быструю «перекраску» существующего, потом обновите на нем материал, потом запустите новые возможности. Клиент будет настаивать, что новый сайт нужно открыть сразу и полностью новым — но это дорога в ад. Идите по ней только если готовы работать бесплатно.

Если делаете приложение с 10 функциями, лучше выпустите сначала с первыми двумя, потом восемь раз обновите. Каждое обновление — инфоповод, пресс-конференция и хороший пиар. Клиент будет против — но напомните ему о первом Айфоне, в котором не было сторонних приложений и буфера обмена.

Не можете сделать отдельные мини-проекты — разбейте большой проект на этапы с отдельным согласованием и оплатой:


  • Организуете мероприятия — сделайте отдельные этапы для согласования программы, еды, музыки.

  • Проектируете жилой комплекс — сделайте отдельные этапы для общей планировки, проектов каждого дома, объектов инфраструктуры.

  • Строите дом — сделайте отдельные этапы для фундамента, стен и перекрытий, инженерки и электрики, отделки.

Каждый мини-этап фиксируется по времени собственным дедлайном, согласуется в определенное время, по нему подписывается отдельный акт и идет оплата.

Важно, чтобы проект не только фиксировался, но и запускался: часть сайта открывалась, приложение попадало в магазин, стройка стартовала. Если этого не будет, то с огромной вероятностью клиент положит ваш долгострой в долгий ящик и никогда не применит в дело, даже если заплатил.

Если клиент не хочет платить за мини-этапы, заставьте его хотя бы подписать акты. Только акт является основанием для оплаты работы. Чем чаще вы будете подписывать акты, тем больше у вас шансов стрясти оплату с клиента в суде, если у него в конце проекта «сменятся задачи компании».

Подписанный акт — ваш страховой полис на случай конфликта.

Работать в таком режиме сложнее, чем в режиме длинного проекта. Нужно не только постоянно дергать клиента на согласования, но и самому укладываться в собственные сроки. Гораздо проще , когда у тебя есть страховка, мол, до конца проекта еще далеко, наверстаем позже. Но очень часто это наверстывание вы будете делать бесплатно, потому что пока вы наверстывали, клиенту уже нужно совсем другое.

Большой проект с новым клиентом

Другая опасность — попасть на большие обязательства с совершенно адским, выносящим мозг и малоплатящим клиентом. И выяснить это уже после того, как вы подписали договор.

Такое бывает, если, например, вы вели переговоры с менеджером, а принимает работу директор. Менеджер адекватный, спокойный и структурированный, а директор — истеричка.

Решение: с новым клиентам всегда делайте короткий пилотный проект

Хорошие свадебные фотографы перед свадьбой предлагают пробную платную фотосессию. Это делается не только чтобы молодые получили побольше фотографий, но и чтобы фотограф посмотрел на невесту: как она будет выносить мозг с ретушью, просить ее постройнить и так далее. Если все плохо, фотограф с этой парой расстается. С такими дешевле не работать.

Кстати, если пара отказывается от пробной фотосессии из-за денег — это тоже тревожный сигнал. Могут оттягивать оплату или вообще найти способ не принять работу и не заплатить.

Дизайнеры прежде чем делать новый сайт предлагают сделать новую промостраницу или сверстать фирменный бланк — что-то короткое, на чем можно проверить взаимодействие.

Системные интеграторы не сразу берут проект по автоматизации 100 офисов, а для начала проводят автоматизацию одного-двух. Если окажется, что заказчик удавится за каждую копейку, то ну ее к черту, такую автоматизацию.

Помните: вы как профессионал имеете право выбирать клиентов и навязывать им те принципы, которые вам удобны. В конце концов, люди к вам приходят не чтобы им было удобно, а чтобы вы им помогли.

Не учтены гарантийные обязательства

Помимо основной работы часто на вас падает обслуживание:


  • Веб-студии чинят сайт, если он вдруг сломался из-за их ошибки.

  • Магазины оргтехники оформляют возврат некачественного товара и пересылают его дилеру.

  • Мастер по установке бассейнов бесплатно исправляют утечки первые сколько-то лет.

Все эти операции стоят денег, и они всегда предсказуемые. С какой-то вероятностью бассейн всегда первое время протекает, а революции случаются. Эти вероятности надо учесть, планируя свои обязательства.

Допустим, бассейновая компания делает смелое звявление: гарантия — пять лет. Клиенты выстраиваются в очередь и заказывают бассейны. Проходит четыре с половиной года, и треть из этих клиентов приходят за гарантийным обслуживанием. Денег они не платят, но расходники на них тратятся, инженеры отвлекаются, время уходит.

Зная, что треть клиентов обратится за гарантийным обслуживанием через 4,5 года, можно отложить эти потенциальные расходы на будущее и увидеть потенциальные проблемы. Это тот же учет обязательств, только в далеком будущем.

Решение: учитывайте не только прямые обязательства, но и возможные обязательства по гарантийному обслуживанию

Клиент задерживает оплату

Даже с подписанным актом у вас нет гарантий, что клиент заплатит. Везде работают люди, им жалко денег, они изворачиваются и врут. Если у вас на руках акт, это еще не значит, что вам заплатят.

Клиенты не платят по самым разным причинам: бухгалтер в отпуске, у фирмы нет денег, забыли передать бухгалтеру, платеж потерялся при согласовании и т. д. Иногда не платят специально в надежде, что пронесет и о платеже забудут.

Здесь работает железное правило: не платят тем, кто не требует. Если не напоминать себе и не капать на мозги, платеж может так и не пройти.

Решение: методично и неуклонно требуйте оплату

Особенно это актуально с теми клиентами, которые считают, что вы их обидели, недообслужили, недодали: тогда у них появляется этическое основание вам не платить.

Иногда компании понимают, что в суд вы их не потащите, а со временем вообще забудете о платеже. Поэтому они по-садистски затягивают оплату и ждут, когда ваш менеджер уволится.

Но не на тех напали.

Во-первых, если вы все сделали правильно, то ваш менеджер получает бонус только после получения денег. Менеджер будет сам выносить мозг клиенту.

А во-вторых, у вас должны быть учтены все обязательства. У вас не может быть такого, что кто-то забыл о долгах клиента: все записано. Даже если менеджер уволился, так и не получив бонус, другой менеджер будет этот бонус выбивать до последнего.

Помните: везде, даже в самой жесткой бюрократизированной корпорации, сидят люди. Платежи задерживаются из-за людей. И именно воздействие на людей поможет вам получить деньги.

В деле

Давайте применим все советы из этого урока на примере проектной компании. Так как большинство наших читателей именно из этой области, надеемся, что это вам будет актуально.

У нас дизайн-студия, которая делает проекты офисов недвижимость. Она получила крупный заказ на проектирование офиса. Заказчик — известная публичная российская компания. Делать для нее проект — большая честь и хороший пиар. Решено: делаем.

Рассчитаем для начала затраты на этот проект. У нас на зарплате дизайнеры, а чертежников, визуализаторов и инженеров мы берем по субподряду. Дизайнеры будут полностью загружены, поэтому их относим в переменные расходы.

Для простоты посчитаем, что мы не будем заниматься параллельно другими проектами, поэтому все постоянные расходы тоже учтем в этом проекте. Также будем вынимать из бизнеса по 60 000 рублей в месяц на мелкие расходы.

Вот экселька со всеми сценариями.

Сколько мы хотим заработать? Поставим себе маржинальный доход 100% и получим стоимость проекта (см. следующий лист). Заодно округлим стоимость проекта и посчитаем налоги:

Далее у нас развилка по сценариям.

Сценарий 1: большой проект, предоплата 30%

Клиенту удобнее получить готовый проект и начать строить. Сейчас он готов заплатить предоплату 30%, но не больше.

У нас в студии проект длится четыре этапа: сначала придумываем концепцию, потом детально ее прорабатываем и в конце делаем рабочую документацию и согласовываем ее с бизнес-центром, где будет этот офис. На каждом этапе нужны свои специалисты. Рисуем обязательства на протяжении всего проекта:

Клиент согласен с планом, подписываем договор, начинаем работать.

Первый этап по плану: клиент принимает концепцию с первого раза, все довольны.

Второй этап затягивается: у клиента появляются новые потребности. Теперь ему нужна не одна большая переговорка, а две, и одна из них должна быть с системой видеоконференцсвязи и кинотеатром. Это потребует более сложной инженерной работы, плюс мы вылезли из графика по согласованию.

За неделю до конца третьего этапа у клиента появляется новое требование: все рабочие места должны быть мобильные и сборно-разборные. Это возможно, но тогда нужно исправлять планировку и подключать мебельщика. Вылезаем из графика:

Проект стал менее рентабельным, но жить можно.

Хорошая новость: мебельщики заплатят нам комиссию 450 000 рублей за то, что мы их взяли на этот проект. Жизнь налаживается:

Во всю делаем инженерку. По плану, на это этапе мы ничего с клиентом не согласовываем и не меняем, поэтому работаем самостоятельно. Волшебным образом успеваем.

За неделю до сдачи проекта читаем новость в интернете: прокуратура производит проверку нашего клиента, офисы опечатаны, парни в масках. Звоним директору — абонент недоступен. Смотрите следующий лист эксельки. Мы попали на 956 тысяч:

Сценарий 2. Большой проект, делим на этапы

Все то же, что и в первом сценарии, но договариваемся с клиентом сдавать ему работу частями и получать предоплату 50% за каждый этап, а в конце этапа — постоплату. Смотрите лист «Сценарий 2».

Допустим, так же, как и в первом сценарии, мы получаем новые вводные в середине проекта, этапы разъезжаются, но деньги поступают.

Когда придут рейдеры, клиент успеет нам выплатить 3 миллиона из 4. Мы не только получим большую часть денег за проект, но и выйдем в плюс на 916 тысяч. Минус налоги — 736 тысяч:

Запомнить


  1. Старайтесь делать проекты короткими контролируемыми кусочками с постепенной оплатой

  2. Если клиент не готов оплачивать по частям, пусть подписывает акты по частям.

  3. С новыми клиентами начинайте с пилотных проектов.

  4. Учитывайте не только обязательства по работе, но и по гарантиям и постпродажному обслуживанию.

  5. Если клиенты не платят — капайте им на мозги.

До скорой встречи! Берегите финансы!
Курс подготовлен ресурсом Финолог