Как победить бардак. Урок 5.2

Часть 2.


Вариант 2. Гугл-таблицы

Гугл-таблицы — это как Эксель, только в браузере через интернет. В них есть почти все функции Экселя, и их с головой хватит, чтобы вести учет.

Главное отличие от Экселя — с этими таблицами могут работать сразу много человек. Каждый может стоять в своей ячейке, добавлять строки и столбцы, двигать линеечки, и никто никому не мешает.

Гугл-таблицы так же, как и Дропбокс, хранят версии документа. Если кто-то что-то испортил, их запросто откатить до предыдущей версии.

Проблема одна: гугл-таблицы работают только через интернет. Если в офисе упал интернет, вы не сможете ни открыть таблицы, ни изменить. Разве что с планшетов и мобильного интернета.

Как это хозяйство будет работать:


  1. Сотрудники регистрируются в Гугле (получают адрес @gmail.com, который они будут использовать для доступа к документу): gmail.com

  2. Вы создаете таблицу в Гугл-таблицах и даете к ней доступ всем сотрудникам: drive.google.com

  3. Если у вас есть рабочие планшеты — ставите на них приложение Google Sheets.

  4. На рабочих столах сотрудникам положите ярлык на нужную табличку. Это нужно, чтобы они быстро открывали таблицу, а не искали ее в браузере.

Плюсы схемы


  • Гугл-таблицы — то же самое, что и Эксель. Такой же гибкий и универсальный, в нем можно учесть все

  • Не нужно специально ничего синхронизировать и делать резервные копии. Все работают над одним документом

Минусы


  • Нет интернета — нет доступа, разве что с планшетов и мобильного интернета

  • Если в дата-центр Гугла попадет мортира, ваши документы пропадут. Чтобы защититься, нужно будет делать резервные копии

Вариант 3. Гугл-таблица + автоматор

Иногда Гугл безвозвратно теряет файлы. Чтобы защититься от потерь, предусмотрим автоматическое и незаметное копирование данных из одного места в другое. В этом нам поможет автоматор.

Автоматор — это сервис, который умеет автоматически копировать данные из одного места в другое. Например, он может узнавать, что кто-то добавил в Гугл-таблицу новую строку, и переносить эту строку в Эверноут, Пайпдрайв, Подио или какую-нибудь другую программу.

Например, мы хотим так:


  1. Менеджеры вписывают информацию в Гугл-таблицу

  2. Автоматор копирует эту информацию в другую таблицу, где вы с ней работаете более подробно

  3. Этот же автоматор копирует эту же информацию в ваш Эверноут, просто так, для страховки.

Результат: менеджер вносит информацию в одном месте, а сохраняется она сразу в трех — двух документах и одном Эверноуте. Можно пойти дальше и добавить сколько угодно еще правил копирования. Выглядит это так:

Мы используем автоматор Zapier: он платный, но имеет почти все нужные нам интеграции.

Как настроить такое хозяйство:


  1. Делаете все то же, что и в прошлом варианте: создаете таблицу, всех в нее добавляете, задаете столбцы. Обратите внимание: первую строку таблицы нужно сделать заголовком, тогда автоматор сможет его «прочитать».

  2. Создаете вторую таблицу с таким же заголовком, которая доступна только вам.

  3. Регистрируетесь в сервисе автоматора — например, zapier.com.

  4. Создаете в автоматоре первое правило: «Если в таком-то документе добавлена новая строка, то добавить строку в таком-то документе»

  5. Настраиваете, какие данные из первого документа переносить во второй. Это нетрудно. Если нужна помощь — напишите, подскажем.

  6. Аналогичным образом создаете второе правило для Эверноута, если вы им пользуетесь.

  7. Если вы пользуетесь чем-то еще из того, с чем интегрирован автоматор, попробуйте привязать эксельку к этому сервису.

Сейчас это кажется сложным, но на самом деле работает просто, нужно только пробовать и делать. Никаких программистских или даже особых компьютерных навыков там не нужно, все объяснено.

Плюсы схемы


  • Автоматор работает невидимо, для его работы не нужно ничего делать

  • Можно настроить сколько угодно правил копирования, в любые источники, которые поддерживает автоматор. Хоть писать в корпоративный чат, хоть складывать на долгосрочное хранение

Минусы


  • Поначалу достаточно замороченная процедура настройки. Зато потом, когда входишь во вкус, хочешь автоматизировать вообще все процессы.

Вариант 4. Автоматор на входе + Гугл-таблица

Это наша любимая часть. Теперь у нас будет автоматизировано все, слава роботам!

Вы уже видели, что автоматор можно подключить после того, как менеджер заполнил таблицу. А представьте, что теперь ему даже не нужно заходить в таблицу. Вот как это работает:


  1. Когда менеджер подтверждает сделку, он пишет письмо на специальный секретный адрес. В этом письме информация, которую нужно записать в табличку.

  2. Автоматор получает это письмо и разбирает его на нужные кусочки информации, которые он тут же кладет в табличку

  3. И далее он же отправляет эту информацию в любые другие системы: проджект-менеджер, ЦРМ, другие таблички, Эверноут и т. д.

Польза в том, что теперь менеджеру совсем легко: он не лезет в интернет за табличкой, не разворачивает целую эксельку. Он просто делает то, что делает по сто раз на дню: отправляет письмо. Дальше автоматор делает все за него.

Схематично выглядит это так:

Как настроить это хозяйство:


  1. Убедитесь, что у вас в табличке первая строка — это заголовок таблицы.

  2. Если пользуетесь Zapier.com, то зарегистрируйтесь на parser.zapier.com — это разборщик писем.

  3. Сделайте новый секретный ящик и сохраните его секретный адрес

  4. Напишите письмо-шаблон, по которому разборщик будет вычленять данные из вашего письма. Пример будет ниже.

  5. Напишите по этому шаблону письмо и отправьте на секретный адрес

  6. Зайдите в разборщик и покажите ему, какие данные доставать из письма

  7. Зайдите в автоматор и создайте правило "Если пришло новое письмо от разборщика, то данные из него перенести в гугл-таблицу

  8. Наделайте еще правил, которые вам нужны: переложить данные в другую таблицу, в Эверноут, в ЦРМ-систему и т. д.

Вот менеджер садится писать письмо о новой сделке. Ему нужно написать письмо по шаблону:

Вот что подставляется в письмо из шаблона:
Менеджер заполняет шаблон и отправляет письмо:

Вот как письмо видит разборщик:

И вот как потом выглядит таблица. Текст подкрашен специально, чтобы было видно, что откуда взялось. А красное справа — это потенциальный кассовый разрыв, его мы сделали через условное форматирование:

К сожалению, сейчас из-за технических ограничений автоматора нельзя добавлять более одной строки за раз. То есть у вас весь учет для одного проекта должен умещаться в одну строку, пусть и бесконечно долгую.

У нас в прошлом уроке была таблица, в которой мы учитывали обязательства в три строки: доходы, расходы и прибыль накопленным итогом. Пока что такое для современного автоматора слишком сложно, поэтому если вам нужна такая таблица, то ее придется делать вручную.

Плюсы схемы


  • Чтобы учитывать обязательства, менеджеру нужно сделать максимально понятную и простую вещь — отправить письмо по шаблону.

  • Дальше данные из этого письма попадут туда, куда скажете: в ЦРМ, таблицы, блокноты, куда угодно и в любом формате.

Минусы


  • Все-таки, процесс настройки достаточно замороченный. Лучше попросите это сделать вашего компьютерщика. Если у вас нет компьютерщика, вызовите проверенного мастера на час.

Чуть не забыли: все эти Гугл-таблицы, автоматоры и Эверноуты значительно дешевле, чем 1С и другие корпоративные системы. Если вы очень маленькие или экономите деньги, то учтите и этот фактор.

Запомнить


  1. Система должна быть максимально простой. В идеале — чтобы такой системой менеджеры уже пользовались.

  2. Система должна сама делать резервные копии.

  3. Эксель — все еще лучший инструмент.

  4. Если у вас уже все пользуются таск-менеджером или 1С, сначала попробуйте сделать учет через них. И если не получится, включайте сторонние системы.

  5. Автоматизируйте всё, что автоматизируется.

До скорой встречи! Берегите финансы!
Курс подготовлен ресурсом Финолог.