Как победить бардак. Урок 5.1

Урок 5
Автоматизируем
учет обязательств

Цель: выбрать правильную систему
для автоматического учета обязательств

Сложность: ■■■

Привет, мир!

В прошлый раз мы выяснили, что учетом обязательств должны заниматься менеджеры. Чтобы это произошло, они должны получать бонусы не от контрактов, а от учтенных и выполненных обязательств.

Остался последний момент: как сделать так, чтобы менеджерам было легко учесть обязательства, а вам — легко за всем следить.

При чем тут легкость

Люди настолько не любят трудности, что будут всячески изворачиваться, чтобы их избежать. Иногда — даже в ущерб себе:


  • Если у человека дома стоит велотренажер, но на нем вечно гора одежды, то он не будет крутить педали — это же надо сначала разобрать гору.

  • А если кто-то добрый постоянно с тренажера убирает вещи, осталось только сесть и поехать — то почему нет? Человек будет тренироваться куда чаще.

Казалось бы, тупизм: не улучшать здоровье из-за горы тряпок. Но нет: гора тряпок для кого-то становится непреодолимым психологическим препятствием.

Чтобы преодолеть препятствие, нужна сильная мотивация. Наша задача — уменьшить препятствия, чтобы не полагаться на мотивацию. Менеджер должен учитывать обязательства с минимальным сопротивлением.

Менеджеру должно быть легко учитывать обязательства. Тогда система будет работоспособной

Типичная ситуация

Допустим, вы сейчас наберете в Яндексе «система учета обязательств» и найдете себе классный сервис. Подключите, заплатите. Что дальше:


  1. Менеджеры не умеют им пользоваться, поэтому вы организуете курс по этой системе. Кто-то из менеджеров в этот день болеет, он будет учиться потом со слов коллег. Научится плохо.

  2. После обучения менеджеры начинают пользоваться сервисом, но он то тормозит, то «вылетает». Каждый раз, когда он вылетает, менеджеры записывают обязательства в тетрадку, чтобы не потерять. В тетрадке надежнее.

  3. Однажды сервис ломается и теряет часть данных. К счастью, они скопированы в тетрадку.

  4. Оказывается, в тетрадке писать не хуже, поэтому ей пользуются все чаще.

  5. Спустя четыре месяца все записи ведутся в тетрадке.

  6. Спустя полгода тетрадь потеряли, записи не ведутся.

Так провалилось бесчисленное количество проектов по автоматизации бизнеса. Какую бы навороченную систему вы ни поставили, люди всегда будут пользоваться тем, что им привычнее и удобнее, даже если это небезопасно или нетехнологично.

Готовой системы нет

К сожалению, в России еще не сделали суперпростую и стабильную программу для учета обязательств, которой могли бы пользоваться менеджеры. Везде есть какие-то оговорки.

Например, учет можно вести в ЦРМ-системе или таск-менеджере, если они делают то, что вам нужно. К сожалению, мы за свою жизнь такую систему еще не встретили.

Если у вас есть система управления товаром или торговлей, то там, скорее всего, есть резервы, предоплаты и отсрочки. Это и есть учет обязательств. Но если в такой системе нужно что-то доработать под ваш бизнес, это стоит дорого.

Если у вас есть 1С, то силами одного программиста можно сделать соответствующую надстройку. Но, опять же, нужен программист, и работать в 1С не сказать что легко.

В любом случае нам придется собирать какую-то собственную систему учета обязательств. В этом уроке мы попробуем это сделать вместе с вами, пользуясь простыми открытыми инструментами без программистов.

Какие у нас будут требования к системе:


  • Она должна быть простой, с привычным для менеджера интерфейсом. В идеале — чтобы он уже этой системой пользовался и его не нужно было учить.

  • Она не должна зависеть от того, что происходит в офисе. Например, если у нас сломается интернет, мы все равно должны иметь возможность все учесть.

  • Она должна быть немного параноидальной и самостоятельно делать резервные копии.

  • Она должна стыковаться с другими системами, которыми мы пользуемся.

В идеале — чтобы менеджер этой системой уже пользовался

Вариант 1. Экселька + Дропбокс

Лучшей системой по учету обязательств остается программа «Эксель» из пакета «Микрософт офис». Это самый гибкий, самый универсальный и самый простой инструмент. Все, кто пытался победить эксельку, разорились.

В эксельке вести учет проще всего. Строите такую таблицу, которая отвечает вашим запросам, встраиваете формулы, заполняете, и все автоматически считается.

Например, вам нужно просто считать обоюдные обязательства, без распределения по месяцам, а из этих величин рассчитывать бонус 15% от прибыли:

Теперь все то же самое, только учитываем предоплату и постоплату:

В каких проектах не хватит предоплаты на погашение наших обязательств? Узнать проще простого:

В эксельке очень легко наворачивать такие таблицы. И вы можете сделать таблицу такой, какая нужна вам. Не нужно звать программиста или покупать дополнительный сервис. Например, хотите план/факт? Пожалуйста. Он еще и автоматически покрасит красным проблемы:

Ой, совсем забыл, нам же надо считать отдельно по каждому менеджеру. Включаем фильтр:

Так можно веселиться до позднего вечера, потому что в Экселе можно сделать почти все. Но понятно, что одна экселька не поможет нам вести учет. Разберемся с Дропбоксом.

Дропбокс — это программа-помощник, которая делает резервные копии файлов в определенной папке на вашем компьютере. Например, вы говорите Дропбоксу «Следи за папкой „Мои документы“», и он автоматически делает копии всего, что в ней есть, и закачивает их к себе на сервер в защищенную ячейку. Если сломается компьютер, вы заходите в ячейку через интернет и забираете оттуда свежую копию нужного документа.

Дропбокс умеет не только копировать ваши документы, но и создавать «общие папки» — это когда одна и та же папка с одними и теми же файлами лежит на разных компьютерах. Вы меняете файл на одном компьютере, и он автоматически обновляется на остальных.

Таким же образом можно делать общую папку для всей компании: храните в ней общие документы, их копии будут на всех компьютерах фирмы, если одна из копий изменилась — она тут же обновится у всех.

Вот как это примерно работает:

Сила Дропбокса в том, что он делает все незаметно: не нужно специально просить его обновить файлы. В плане работоспособности это отлично.

Еще один плюс — он хранит версии файлов и дает восстановить удаленные. Например, если кто-то из сотрудников сломал или удалил файл, нужно зайти в интернет и сказать Дропбоксу, какой файл восстановить и до какой версии. В плане параноидальности это отлично.

Слабость Дропбокса в том, что он не понимает, когда кто-то другой пользуется вашим файлом. Если открыть эксельку одновременно на двух компьютерах, внести разные изменения и сохранить, Дропбокс ругнется и сделает две копии эксельки, каждую со своими изменениями. Потом нужно будет как-то договариваться, кто в какую эксельку и что внесет.

Как все это хозяйство будет работать:


  1. Регистрируете на всех сотрудников по Дропбоксу. Регистрация:dropbox.com.

  2. Создаете эксельку с учетом обязательств. Предусмотрите те поля, которые вам нужны прямо сейчас, потом можно будет добавить новые.

  3. Кладете эксельку в папку Дропбокса. Дропбокс ее автоматически скопирует к себе.

  4. Приглашаете всех сотрудников в эту папку.

  5. Вводите правило: открыл эксельку — вписал — закрыл. Кто не закрыл — тот потом сам вносит изменения из-за несогласованности версий.

Теперь чтобы менеджеру учесть новые обязательства, он открывает у себя эксельку, вносит новые обязательства, закрывает. Всё.

Плюсы схемы


  • Эксель все знают. Не нужно учить новые программы

  • Таблицу в Экселе можно сделать какой угодно, учитывать в ней что угодно и как угодно

  • Дропбокс тихо шуршит на фоне. Не нужно ничего делать, чтобы у всех менеджеров была одна и та же экселька

  • Дропбокс делает резервные копии на все случаи жизни

Минусы


  • Если двое одновременно откроют Эксельку, быть беде.

  • Синхронизация — только через интернет.



Курс подготовлен ресурсом Финолог