Как победить бардак. Урок 2


Урок 2
Три отчета,
которые всем
срочно нужны

Цель: понять, какие отчеты нужны для порядка в бизнесе,
какая от них польза и что будет, если их не будет

Сложность: ■■■■■


Здравствуйте!

В прошлый раз мы начали разговор об управленческом учете. Первое, что мы рассмотрели — это связь между количеством денег и здоровьем бизнеса (ее нет). Теперь пора разобраться, что такое управленческий учет и как он поможет навести порядок в бизнесе.

Управленческий учет

Вы руководите компанией. Ваша работа — принимать решения. Чтобы принимать решения, нужна информация.

Допустим, вы собираетесь хранить товар на складе. Вы рассматриваете покупку или аренду. Чтобы принять решение, требуется выяснить:


  • сколько стоит купить и арендовать склад;

  • как стоимость отразится на маржинальности;

  • какие плюсы и минусы у каждого варианта;

  • есть ли деньги на склад; чьи это деньги; можно ли их потратить; если нет, то где взять; если в банке, то сможем ли мы выплачивать кредит;

  • как покупка или аренда отобьются в долгосрочной и краткосрочной перспективе;

  • и далее в том же духе.

Чтобы принять это решение, нужно много чего знать о бизнесе. Эта информация и есть управленческая отчетность.

Управленческая отчетность — это информация в свободной форме, с помощью которой руководитель принимает значимые решения.

Где эту информацию брать и как упорядочить?

Если пригласить вашего бухгалтера, она вряд ли даст ответ на эти вопросы. Она занимается учетом той части вашего бизнеса, с которой вы платите налоги. Бухгалтер — ваш налоговый агент. Управленческий учет — это не к ней.

Продажника тоже бесполезно звать: он занимается продажами, а не учетом. Проектный менеджер тоже не в курсе. И далее по табелю: никто в вашей компании по умолчанию не занимается управленческим учетом.

В России управленческий учет нужно выстраивать с нуля. К счастью, что и как выстраивать, давно придумано. За этим мы и собрались.

Из чего состоит управленческий учет

В общем виде управленческий учет состоит из трех отчетов:


  1. Отчет о прибылях и убытках

  2. Отчет о движении денежных средств

  3. Балансовый отчет

Помимо этих трех могут быть другие, которые характерны именно для вашей отрасли: например, отчет о патентной работе конкурентов или отчет о производственном цикле. Но эти три будут всегда.

Отчеты составляются в свободной форме — чаще всего, в эксельке. Общего шаблона не существует, потому что в каждой компании своя кухня.

За сбор данных для каждого из отчетов будет отвечать определенный отдел: бухгалтерия, менеджеры, руководители отделов и другие. Позже поговорим, кто конкретно.

Сейчас посмотрим, что это за отчеты и зачем они нужны.

1. Отчет о прибылях и убытках

Также его называют P&L — Profit & Loss. Это отчет о ваших обязательствах.

Что учитывает. P&L учитывает, что должны вы и что должны вам. Причем не только в деньгах, но и в других вещах, которые эквивалентны деньгам: товарах, человеческих ресурсах, времени и услугах.

Зачем. Чтобы понимать, генерирует ли компания прибыль, вне зависимости от состояния на счетах; чтобы не облажаться с исполнением обязательств; чтобы добиться от других исполнения их обязстельств.

Например, веб-студия делает сайты за 1 000 000 рублей и 3 месяца. Предоплата 20%. Зарплата сотрудников за это время — 300 000 рублей, плюс у компании постоянные расходы 100 000.

В момент подписания договора возникают обязательства:


  • у студии — сделать сайт в срок;

  • у клиента — оплатить 200 000 рублей.

Когда клиент примет работу и подпишет акт, у него появится обязательство оплатить оставшиеся 800 000 рублей.

У студии постоянные обязательства перед сотрудниками: выплачивать зарплату и содержать офис.

Все эти обязательства надо учесть, причем как за текущий период, так и за все периоды, на которые распространяются обязательства. В примере с веб-студией при подписании договора нужно было учесть предоплату, все постоянные расходы и потенциальную постоплату.

Что если не учитывать. В лучшем случае на вас внезапно свалится 800 000 рублей, на которые вы не рассчитывали. В худшем случае вы получите предоплату 200 000 рублей, из которых 400 000 нужно будет внезапно отдать на зарплату, и что делать дальше — неизвестно.

Отчет о прибылях и убытках — это отчет о текущих и будущих обязательствах

2. Отчет о движении денежных средств

Также его называют Cashflow — кэшфло. Это отчет о поступлении и выбытии денег. Как выписка с лицевого счета, только сложнее.

Что учитывает. Кэшфло показывает движение денег по каждому направлению деятельности и дает детализацию тех денег, которые не видны в банковской выписке: например, если вы рассчитываетесь с кем-то наличкой, которую покупаете за безнал.

Зачем. Чтобы видеть потенциальные кассовые разрывы и понимать, как на самом деле работает каждое отдельное направление компании.

Например, у Ивана бизнес: продажа и аренда фототехники. Кажется, что компания прибыльная.

Иван строит отчет и разделяет денежный поток по продаже и по аренде.

Выясняется, что бизнес по продаже убыточный, так как товар долго лежит на складе. А вот арендный бизнес генерирует достаточно прибыли, чтобы перекрывать убытки от торгового. И в сумме вся компания выглядит прибыльной.

Иван закрывает убыточное торговое направление. Прибыль заметно повышается.

Все прибыли и убытки на графиках — накопленным итогом, то есть сумируются каждый период с предыдущим периодом.

Кстати, то же самое Иван мог бы узнать, если бы сделал P&L по направлениям бизнеса. Но ему было трудно это сделать, потому что часть постоянных расходов у него была в наличных, а наличка была неучтенная.

И еще. Денежный поток можно делить не только по направлениям деятельности, но и по типам деятельности:


  • операционная — деньги, которые связаны с ежедневной деятельностью компании;

  • инвестиционная — связанная с инвестпроектами: новый сайт, строительство, закупка основных средств и т. д.;

  • финансовая — кредитование, займы и т. д.

Если бы, например, Иван параллельно делал ремонт в новом пункте аренды (инвестиционные расходы), он должен был бы учитывать эти расходы отдельно от доходов и расходов от арендного бизнеса (операционных). Если бы он посчитал все вместе, то арендный бизнес мог бы показаться убыточным.

Что если не учитывать. В лучшем случае — у вас будет менее прибыльный бизнес. В худшем — кассовый разрыв, долги, банкротство.

Важно. Отчет о движении дережных средств незаменим для предупреждения кассовых разрывов. Вы видите заранее, что через такое-то время у вас кончатся деньги на операционную деятельность. Нужно принимать меры: брать кредит, высвобождать замороженные где-то деньги или находить новые источники выручки. На все это нужно время, поэтому знать об этой проблеме лучше заранее.

Отчет о движении необходим для предотвращения кассовых разрывов

3. Балансовый очет

Или, по-простому, баланс.

Что учитывает. Баланс показывает, что у компании есть на какой-то период:


  • станки, сырье, имущество, недвижимость,

  • товар,

  • технологии, патенты,

  • обязательства и др.

Зачем. Чтобы собственник в конце года мог ответить на вопрос «Где мои деньги?». А еще чтобы выявить нерациональное расходование ресурсов, воровство и неправильные стратегические решения руководства.

Например, у собственника по P&L в этом году прибыль. Он приходит к гендиректору и говорит: «Выдавай дивиденды». «А дивидендов не будет», — говорит гендиректор, — «у нас денег нет».

Тут выясняется, что прибыль частично потрачена на закупку новых станков, частично лежит в отсрочке клиентам, частично — в виде товара на складе. Прибыль вроде есть, но на самом деле ее нет, платить нечем.

Баланс очень полезен в динамике: смотреть, как изменилось состояние компании с прошлого года или квартала. Баланс показывает, например, что из-за решений руководства заметно выросла дебиторка.

Если не считать баланс, то прибыльная компания может оказаться без денег, а недобросовестные сотрудники начнут подворовывать.

Балансовый отчет — это ответ на вопрос «Где мои деньги?»

Как это охватить

Сейчас может показаться, что получить все три отчета в условиях нашего бизнеса нереально. Это действительно непросто, но реально.

Фокус в том, чтобы начинать постепенно, сразу все автоматизировать и создавать правильные стимулы для сотрудников, чтобы они сами составляли для вас нужные отчеты.

Например, есть такая бизнесовая традиция — платить менеджерам бонус за подписание контракта. Подумайте в качестве домашнего задания вот над этими вопросами:


  1. Что происходит, когда менеджер стремится скорее закрыть сделку с клиентом, не думая о дальнейшем исполнении проекта? Как это влияет на обязательства? Как это влияет на денежный поток?

  2. Что будет, если мотивацию менеджера привязать не к факту заклчючения договора, а к факту возникновения обязательств со стороны клиента (предоплата, подписание актов, постоплата)?

  3. Как связать бонусы менеджера с учетом обязательств?

Запомнить

Есть налоговый учет — им занимается бухгалтер. Он нужен, чтобы уберечь вас от штрафов. Он мало чем поможет при управлении компанией.

Для управления компанией нужен не налоговый, а управленческий учет.

Управленческий учет в общем случае состоит из трех отчетов: о прибылях и убытках, о движении денежных средств и балансового отчета.

О прибылях и убытках — это отчет о ваших обязательствах: сейчас и в будущем.

О движении денежных средств — это сколько денег приходит и уходит, но не в целом по компании, а по каждому направлению бизнеса.

Баланс — это во что закопана прибыль: отсрочки, основные средства, недвижимость, склад и т. д.

Единственный спосо это все внедрить — постепенно.

Кур подготовлен ресурсом Финолог
Как то вы совсем забыли про бухгалтерский учет, ведение которого, наряду с налоговым, является обязанностью бухгалтера.
Во многих случаях бухгалтерского учета достаточно для принятия решений или он содержит львиную долю данных для создания управленческих отчетов (в основном, в случаях бухгалтерской безгамотности руководителей, для интерпритации и так содержащихся в бухотчетах данных в понятную для руководства форму).